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APLICANDO A MELHORIA DE PROCESSOS EM 5 ETAPAS.

 

Na matéria anterior falamos sobre o que é melhoria de processos e quais são os benefícios da inserção de métodos para atingir os resultados esperados. Mas ainda fica uma questão pendente, como aplicar a prática de melhoria de processos?

  

 

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 Não existe um passo a passo ou método único para desenvolver melhorias de processos, mas algumas etapas são fundamentais para garantir a eficiência do projeto. Conheça as 5 principais etapas a seguir:

 

1.  Identificação de Processos

Na primeira etapa a empresa deverá fazer um sondagem sobre de seus processos um a um. No caso se já houver uma padronização de processos anteriores, poderá até ser reutilizada, mas depende da situação e metodologia. Identificar quais são os processos existentes na empresa deve ser um exercício de reflexão sobre as práticas de gestão, por tanto é preciso realizar os seguintes questionamentos:

  • Por que esses processos existem?
  • Para quem esses processos entregam valor?
  • Quais produtos e/ou serviços são entregues nesses processos?
  • Como está a saúde dos processos?
  • Como estão as metas e indicadores?

 As respostas dessas perguntas são extremamente importantes para as próximas etapas.

 

2.  Priorização de Processos

Após analisar os processos identificados na primeira etapa, é necessário priorizar os processos. Para isso existem diversas maneiras, mas uma delas seria criar um sistema de pontuação que vai do processo mais crítico ao processo mais lucrativo. O critério para priorizar a melhoria de processos e definir qual deverá ser melhorado primeiro será estabelecido através da ordem de importância de cada um.

Outra forma é avaliar a saúde do processo é por meio de indicadores, que comprovarão o quanto estamos distantes das metas. Não é recomendável melhorar todos os processos de uma vez, pois durante os trabalhos pode-se verificar oportunidades de transformação de processos para o futuro. Ou seja, a melhoria de um processo vai impactar em outros.

 

 3.  Preparação para a Melhoria de Processos

Após a escolha sobre qual será o primeiro processo que passará pela melhoria é preciso levantas as seguintes questões:

  • Quem é o dono do processo?

gestão de processos estimula a cultura de prestação de contas, mas claro que depende também do incentivo e estrutura da organização. E esse procedimento podemos materializa-lo através da figura de “dono” do processo, isto é, a pessoa definida como responsável pelo processo/ projeto. Há também os “participantes”, que têm a missão de ajudar o dono do processo a conquistar o objetivo.

  • Quais os limites do processo?

Todo processo possui uma entrada (input) e uma saída (output), mas definir as fronteiras do processo e o acordo e equilíbrio do trabalho entre os departamentos é essencial na melhoria de processos. Dessa forma, tem-se uma visão abrangente das atividades que precisam ser realizadas e como aprimorá-las.

  • Qual equipe participará do trabalho de melhoria?

O grupo que fará parte do projeto de BPI, além de ser uma equipe extremamente unida e profissional, precisa ser composta por colaboradores criativos, autênticos, pragmáticos, produtivos e multidisciplinar. Ter uma pluralidade de opiniões é muito vantajoso para o processo, pois permite que ele seja visto de diversos ângulos.

  • Qual será o alvo do processo?

Todo processo precisa ter um objetivo, ou seja um motivo para ser criado e um propósito a ser atingido. Se você não consegue identifica-lo facilmente, talvez você deva voltar para a primeira fase e repensar a lista de processos, talvez o levantamento não seja propício para o caso.

 

4.  Redesenho de Processos

Essa etapa consiste em definir os estágios do processo e o fluxo de trabalho, definindo como as atividades deverão ser realizadas na organização e qual a responsabilidade dos colaboradores envolvidos. Depois de desenhar o processo melhorado é preciso estimar e avaliar o processo.

Dessa forma será possível identificar, selecionar e testar as melhorias antes de implanta-las efetivamente. Essa prática irá garantir que o método escolhido realmente traga os resultados e não comprometendo o processo de forma geral.

 

5.  Implementação das Melhorias

É comum que ocorra certa resistência na implementação de um novo processo, portanto, é preciso levar em consideração que um novo modelo de trabalho pode abalar de certa forma a rotina dos colaboradores. Por isso, é fundamental realizar treinamentos antes de iniciar algumas mudanças, mas também fornecer suporte para a equipe logo após a implantação da melhoria. Esse procedimento é chamado de operação assistida e visa minimizar os impactos.

Após implementar, é preciso acompanhar os indicadores, o monitoramento procura medir o processo para que a melhoria seja contínua, em outras palavras, ele deve assegurar que os processos estejam sempre saudáveis e ativos.

Conseguiu entender o passo a passo para implantarmos a melhoria de processos na sua empresa? Tem alguma dúvida? Podemos te ajudar!

O Grupo R1RH é uma empresa que oferece este serviço, nós implantamos as melhores práticas de Recursos Humanos em sua empresa, com objetivo de potencializar seus resultados por meio de pessoas, garantindo maior eficiência, menor custo e atendimento exclusivo, através de soluções personalizadas por uma equipe preparada para atuar e desenvolver o melhor método para cada cliente.

 

Gostou da ideia e quer saber mais sobre os nossos trabalho e como aplicar essa ideia na prática? Entre em contato conosco para mais informações.

 

Eu sou Renato Carvalho, Coaching, Pós-graduado em Consultoria Interna de RH e professor universitário, Consultor com foco no mundo corporativo, atuando nas áreas de Recolocação, Transição e Desenvolvimento de Carreira, eSocial e Folha de Pagamento.

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